4 manieren om je HR-afdeling te optimaliseren in 2022

januari 12 2022

Heb jij het gevoel dat je medewerkers niet betrokken zijn? Of dat het beter kan? Ga dit jaar dan eens aan de slag met het optimaliseren van je HR-afdeling. Dat geeft jou en je medewerkers meer inzicht in HR-processen zoals verlof, verzuim en arbeidscontracten. Ook houd je meer tijd over voor recruitment, performance management, (door)ontwikkeling van medewerkers, etc. Maar hoe pak je dat aan? Wij helpen je op weg met vier acties die zorgen voor een soepele HR-afdeling. Dat tovert niet alleen een lach op jouw gezicht, maar ook op die van je medewerkers.

1. HR-afdeling digitaliseren.

Een soepele HR-afdeling begint bij het digitaliseren en automatiseren van je administratie. Liggen er bij jou op kantoor nog stapels papier met daarop persoonsgegevens, handtekeningen, tijdregistratie of andere belangrijke informatie? Het nieuwe jaar is een mooi moment om daar afscheid van te nemen. Door je salarisadministratie te digitaliseren, ben je verzekerd van een goede en volledige inrichting die zorgt voor overzicht, controle en efficiëntie. Ook is het eenvoudiger om medewerkers en managers te betrekken in de HR-processen. Is er iemand ziek? Dan regel je dit online op één plek zodat iedereen snel op de hoogte is. Bovendien bied je medewerkers de mogelijkheid om zelf zaken zoals verlof, verzuim en verstrekkingen te regelen. Vergeet ook niet dat de digitale ontwikkelingen heel snel gaan. Jouw medewerkers verwachten dus een volledig digitaal ingerichte werkomgeving.

Visma Nmbrs

Met Visma Nmbrs digitaliseer en automatiseer je processen heel eenvoudig. Natuurlijk bestaat HR uit verschillende processen, waarvoor dit gebruiksvriendelijke HR-systeem oneindig veel mogelijkheden biedt. In de app-store komen verschillende oplossingen samen voor o.a. salarisverwerking, digitale dossiers, on- en offboarding, het ondertekenen van documenten en het vastleggen van HR-workflows. Hiermee creëer je orde op één centrale plek en dat zorgt voor rust.

2. De juiste software vinden voor je HR-afdeling.

Heb jij je HR-afdeling volledig digitaal ingericht, dan ben je op de goede weg. Verder optimaliseren doe je door op zoek te gaan naar de juiste software die jouw organisatie vooruithelpt. Ga voor jezelf eens na: werk je al lang op een bepaalde manier? Hou je bijvoorbeeld al jaren de tijdsregistratie bij in een Excel-bestand? De kans is groot dat er een blinde vlek ontstaat. Juist dan kan je een grote efficiëntieslag maken. Onze App-dienstverlening luistert naar je wensen en bekijkt welke applicaties een oplossing bieden, zodat ze echt een toevoeging zijn voor je bedrijf. Tegenwoordig kun je het zo gek niet bedenken, of er is software voor gemaakt. Hierdoor zijn de mogelijkheden vaak eindeloos.

De perfecte oplossingen voor iedere sector

Iedere sector heeft behoefte aan andere oplossingen. Denk bijvoorbeeld aan de horeca, waar nieuw personeel zo snel mogelijk aan de slag gaat. Het opstellen van arbeidsovereenkomsten en het bijbehorende onboardingstraject dienen dus snel plaats te vinden. Staat de administratie niet op één centrale plek, dan is de kans op fouten heel groot. Bovendien kost het veel tijd om die fouten te herstellen. Met de sjablonen van Securex vul je persoonsgegevens eenmalig in en maak je een arbeidsovereenkomst met één druk op de knop. Ook de urenregistratie is vaak een uitdaging. Hiervoor gebruiken we tools zoals Eitje, waarmee je roosters maakt, urenregistratie bijhoudt en nieuw personeel inwerkt.

Binnen de sector welzijn is het bijhouden en registreren van het Individueel Keuzebudget (IKB) en Loopbaanbudget (LBB) een moeilijke, tijdrovende en onoverzichtelijke klus. Omdat bestaande tools geen oplossingen boden, ontwikkelden we de Securex Benefit Shop. Dankzij deze software gaat de administratie rondom zorgmedewerkers voortaan moeiteloos.

3. Salarisdata integreren met software.

Naast digitalisering en het gebruiken van de juiste software voor jouw bedrijf, is het heel waardevol om de software te koppelen met je salarisadministratie. Het grote voordeel is dat de salarisgegevens altijd up-to-date zijn, omdat die maandelijks worden gecheckt door ons, de Belastingdienst en de pensioenfondsen. Hoe mooi is het als andere systemen daarvan meeprofiteren?

Ter illustratie: medewerkers worden vaak in verschillende systemen aan- en afgemeld. Wanneer er iets wijzigt in de persoonsgegevens, is het belangrijk dat jouw HR-medewerker dit overal doorvoert. Dat zorgt voor extra werk en de kans op fouten is groot. Gelukkig is er een makkelijkere manier. Door je data te koppelen, staan alle gegevens voortaan onder één dak. Systemen zoals de tijdsregistratie, boekhoudpakketten en verzuimmodules lopen op die manier synchroon. Is er sprake van een salariswijziging, roosteraanpassing of verhuizing? Dan is eenmaal doorvoeren voldoende. Op die manier neemt de foutgevoeligheid af en houd je meer tijd over.

4. Salarisadministratie creëren zonder fouten.

Betrokken medewerkers bepalen voor een groot deel het succes van jouw bedrijf. Een salarisadministratie zonder fouten is hiervoor essentieel. Dat betekent dat je salarisadministratie altijd moet kloppen. Iedere maand weer. Als er één keer iets niet klopt, is er veel nodig om het vertrouwen terug te winnen. Met bovenstaande acties kun je natuurlijk zelf veel doen om een optimale HR-afdeling te creëren, maar een perfecte salarisadministratie is niet iets wat jij in je eentje kan. En dat hoeft ook niet. Zeker niet wanneer je organisatie groter en complexer wordt. Merk je dat er fouten zitten in je salarisadministratie? Of ben je er veel tijd aan kwijt? Dan is je salarisadministratie uitbesteden aan Securex zeker iets om over na te denken. Ons team werkt altijd in vijf stappen naar een correcte salarisadministratie. Zo weet je zeker dat het iedere maand klopt en dat je medewerkers betrokken blijven.

Securex biedt jouw bedrijf ondersteuning

Ben je benieuwd welke oplossingen we hebben om jouw HR-afdeling te optimaliseren? Of heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Ons team zit klaar om al jouw vragen te beantwoorden.