Verlofopnames in de zorg tijdens drukke of vakantieperiodes. Hoe regel je dat?

augustus 16 2022

Verlof regelen binnen een bedrijf in de zorg brengt uitdagingen met zich mee. De zorg voor anderen gaat 24/7 door. Massale verlofopnames kunnen daarom voor problemen zorgen. De bedrijfsvoering komt onder druk te staan of werknemers die nog wel werken ervaren extra werkdruk. Aan de andere kant heb je medewerkers met een stuwmeer aan verlofdagen, die je juist moet stimuleren om verlof op te nemen. Want dat is cruciaal in het voorkomen van stress en burn-outs. Kortom, veel uitdagingen rondom verlof in de zorg. Hoe je daar het beste mee om kan gaan? Dat lees je in deze blog!

De basisprincipes rondom het opnemen van verlof

Even terug naar de basis, wat zijn de regels ook alweer? De hoofdregel is dat een werkgever de vakantie moet vaststellen volgens de wens van de werknemer. Dit betekent dat een medewerker in eerste instantie zelf kan bepalen of, wanneer en hoelang hij of zij verlof opneemt. De werkgever mag een vakantieaanvraag weigeren, maar alleen in situaties waar dat zou leiden tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. Zelfs een al vastgestelde verlofopname kan dan nog ingetrokken worden.

Wel moet het mogelijk worden gemaakt dat een werknemer alle vakantiedagen opneemt in het betreffende kalenderjaar. Er mag dus niet altijd beroep worden gedaan op ‘ernstige verstoring van de bedrijfsvoering’. Daarnaast is ook het uitgangspunt dat vakantieverlof in het betreffende kalenderjaar wordt opgenomen en niet wordt opgespaard. Per jaar heeft de werknemer 1 keer het recht op vakantie van minstens twee aaneengesloten weken.

Goede communicatie is het belangrijkst

De ideale situatie is natuurlijk dat al je medewerkers vakantie op kunnen nemen op een moment dat zij dat willen zonder dat dit zou leiden tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering. Om alles in goede banen te laten verlopen is het essentieel om samen te werken met je medewerkers en met elkaar in gesprek te gaan over afspraken rondom de vakantieplanning. Het is daarom belangrijk dat jij goed communiceert met je medewerkers, maar ook dat medewerkers onder elkaar goed communiceren. Iedereen heeft recht op vakantie en je moet er samen uit komen. Het is daarbij fijn als iedereen een beetje rekening met elkaar houdt en dat er begrip is voor elkaars situatie.

Zo vindt ook Karen van Doorn, teamcoach van maatschappelijk werkers bij Stichting SOL (Samen Ondernemend Leren). Zij ervaart in haar team niet zo veel problemen met het opnemen van verlof. ”We zijn allemaal volwassen mensen, dan vind ik dat we er samen uit kunnen komen wie wanneer op vakantie gaat”. Of er regels of afspraken zijn voor het opnemen van verlof? ”Nee, er wordt verwacht dat dat allemaal onderling afgestemd wordt en dat het zo goed komt”.

Tips voor het regelen van de vakantieplanning

Zoals Karen hier beschrijft, is natuurlijk niet voor alle bedrijven in de zorg de huidige situatie. Daarom vier tips om je op weg te helpen:

1. Begin op tijd met plannen. Vraag aan je medewerkers of ze hun vakantieplannen ruim van tevoren kenbaar willen maken. Zo kun je als werkgever onderbezetting anticiperen en op tijd waar nodig maatregelen treffen en problemen voorkomen.
2. Bepaal de minimale bezetting. Maak afspraken over de minimale bezetting in een team die nodig is om geen verstoring van de bedrijfsvoering te veroorzaken. Zo weten teams hoeveel mensen er tegelijkertijd op vakantie kunnen.
3. Maak de vakantieplanning (op teamniveau) inzichtelijk. Zo kan iedereen elkaars vakantieplanning inzien en daarop inspelen. Dat kan om te beginnen bijvoorbeeld via een Excel-document. Zorg er hierbij voor dat je verlof aanvragen goed registreert, voordat je het communiceert met het team.
4. Verzoek werknemers zonder schoolgaande kinderen of die geen partner met een collectieve vakantie hebben verlof op te nemen buiten de piekperiodes om. Medewerkers met schoolgaande kinderen of een partner met een collectieve zomervakantie willen begrijpelijk vakantie opnemen in de piekperiodes. Let er wel op dat voorrang voor deze medewerkers niet in de wet is vastgelegd. Wel kunnen er afspraken over worden vastgelegd, die worden opgenomen in de cao, de arbeidsvoorwaarden of het personeelshandboek. Of kun je het er over hebben met de betreffende medewerkers die niet gebonden zijn aan de piekperiodes en op die manier bij hen begrip creëren voor de situatie.

Medewerkers met een stuwmeer aan verlofdagen

De andere kant van het opnemen van verlof, zijn de medewerkers die juist niet tijdig hun dagen opnemen. Vaak met het argument “Ik wil/ga toch nergens naartoe dus ik hoef ook geen verlof op te nemen”. Een probleem wat ook Karen van Doorn tegen is gekomen. Ze geeft aan dat ze eigenlijk nooit verlofaanvragen hoeft te weigeren, maar dat ze juist medewerkers moet stimuleren om vakantie op te nemen.

Wettelijke vakantiedagen opgebouwd in 2021, vervallen per 1 juli 2022. Tenzij er in de cao of via schriftelijke overeenkomst ruimere vervaltermijnen zijn overeengekomen. Toon goed werkgeverschap door je medewerkers daar tijdig op te attenderen. Als je ziet dat er veel verlofuren blijven liggen, ga daarover in gesprek met de medewerker en stel een plan op. Vakantie is namelijk enorm belangrijk voor het welzijn en de vitaliteit van je medewerkers. Dat is ook hoe Karen het aanpakt!

Meer tips en oplossingen?

Het is dus niet makkelijk om te zorgen dat medewerkers hun vakantieverlof ieder jaar opnemen, terwijl je tegelijkertijd niet wilt dat ze allemaal tegelijk weg zijn. Daarbij is ook elke situatie anders. Wil je persoonlijk advies? Bijvoorbeeld over afspraken die je kunt vastleggen in een vakantiebeleid? Of over wetten- en regels rondom verlofopnames? Je kunt altijd met al je vragen terecht bij onze juridische adviseurs.