Wat is HR-data?

Human resources (HR) is een vakgebied waarin voorheen beslissingen voornamelijk op basis van subjectieve waarnemingen werden genomen. Met HR-data komt daar verandering in. Hoe waardevol een persoonlijke indruk ook kan zijn, het is nog krachtiger wanneer het wordt onderbouwd door objectieve data.

In deze blog lees je onder andere wat HR-data precies is, welke belangrijke metrics je in jouw HR-data moet meenemen en hoe HR-data inzichten kunnen geven in mogelijke kostenbesparingen of uitdagingen in de toekomst.

Wat valt onder HR-data?

HR-data omvat alle gegevens, informatie en statistieken over de werknemers, kandidaten en andere aspecten van personeelsbeheer die door de HR-afdeling van een organisatie worden verzameld. Denk aan persoonlijke informatie, zoals naam en adres, maar ook gegevens als verzuim, verloop en betrokkenheid.

HR-data is een essentieel onderdeel van HR-analytics. Het helpt je bij het nemen van weloverwogen beslissingen over bijvoorbeeld werving en om trends in het personeelsbestand te begrijpen, zoals verloop of prestaties.

Waarom zijn HR-gegevens belangrijk?

Het gebruik van HR-data leidt tot betere bedrijfsresultaten. Het succes van jouw bedrijf is immers onlosmakelijk verbonden met de prestaties van het personeel. Om de medewerkers te faciliteren het beste uit zichzelf te halen, heb je feiten over en inzicht in je personeelsbestand, trends en patronen nodig. Hiermee kan je bijvoorbeeld strategische beslissingen nemen over promoties.

Soorten HR-gegevens

Er zijn tientallen soorten data in HR. Welke soorten je verzamelt en analyseert, hangt af van de doelstellingen van jouw bedrijf. Waar je de focus op legt, ligt niet vast. Je kan bijvoorbeeld een kwartaal voornamelijk data rondom werving verzamelen en analyseren. Heb je de doelstellingen op dat gebied bereikt? Dan verleg je de focus naar andere doelstellingen. Wij geven je vijf voorbeelden van soorten HR-gegevens.

Compensatiegegevens. Dit omvat alles met betrekking tot iemands salaris, bonussen en bijvoorbeeld overuren.

Diversiteits- en inclusiegegevens. Hieronder vallen gegevens zoals demografie, geslacht, ras en etniciteit.

Verloopgegevens. Deze gegevens gaan om zowel vrijwillig als onvrijwillig verloop. Deze data geven bijvoorbeeld weer hoeveel medewerkers vertrekken en welke redenen voor ontslag zijn gegeven.

Wervingsgegevens. Hierin vind je informatie over onder andere sollicitanten en de tijd tot een vacature is ingevuld.

Medewerkersprestaties. Deze data geven bijvoorbeeld weer hoe goed teams samenwerken, prestatieverbeteringen of -dalingen en seizoensgebonden of projectgerelateerde schommelingen in prestaties.

HR-data bronnen

HR-data kan je uit diverse bronnen halen. Hieronder vind je een aantal belangrijke HR-data bronnen.

HR-managementsystemen

• Personeelsinformatie, zoals demografische gegevens, dienstverband en contactinformatie;
• Verzuimregistratie waarbij je gegevens over ziektedagen, verlof en overuren in kan zien;
• Salarisadministratie met informatie over lonen, bonussen en andere vormen van compensatie.

Prestatiebeoordelingssystemen

• Beoordelingsformulieren die worden gebruikt bij de halfjaarlijkse of jaarlijkse prestatiebeoordelingen;
• Feedbacksystemen waarbij 360-graden feedback, peer reviews en managersbeoordelingen worden opgeslagen.

Talentmanagementsystemen

• Opleidingsgegevens met informatie over gevolgde cursussen en certificeringen;
• Carrièreontwikkeling waarbij loopbaanpaden, promoties en ontwikkelingstrajecten zijn geregistreerd.

Recruitment en aanwervingssystemen (ATS)

• Kandidateninformatie waarbij cv’s, sollicitatiebrieven en -gesprekken worden bijgehouden;
• Wervingsdata waarbij wordt geregistreerd wat de tijdsduur is om een positie te vervullen en wat de kosten per aanwerving zijn.

Medewerkerstevredenheid- en betrokkenheidenquêtes

• Enquêtegegevens met resultaten over tevredenheid, betrokkenheid en moraal;
• Focusgroepen en interviews waarbij kwalitatieve data over medewerkerservaringen bovenaan staan.

Workforce analytics

• Analysetools met gegevens over productiviteit, efficiëntie en werkdruk;
• Dashboards met visuele weergaven van HR-statistieken en KPI’s.

LMS (Learning Management Systemen)

• Trainingsdata, waarbij deelname aan trainingen, de voortgang en succespercentages worden bijgehouden;
• Competentiebeoordelingen met evaluaties van vaardigheden en kennis.

Tijdregistratiesystemen

• Urenstaten met gegevens over gewerkte uren, overuren en pauzes;
• Projecttijdregistratie.

Communicatie- en samenwerkingstools

• Interactiegegevens met informatie uit e-mail, chat en samenwerkingstools;
• Projectmanagementsystemen met data over samenwerking en teamdynamiek.

Belangrijke metrics in jouw HR-data

De volgende metrics zijn van essentieel belang om te meten en te analyseren:

• Verloopratio;
• Verzuimpercentage;
• Tijd tot invulling van vacatures;
• Prestatiebeoordelingen;
• Medewerkersbetrokkenheid;
• Promotietijd;
• Wervingskosten;
• Overwerkkosten;
• Betrokkenheid.

Meer doen met HR-data?

Benieuwd hoe je binnen jouw bedrijf met behulp van HR-data jouw personeelsbeheer kan analyseren en optimaliseren? Neem contact met ons op! We vertellen je graag alle ins en outs over HR-data.