De druk op de HR-afdeling ligt hoog en als HR-professional heb jij veel verschillende verantwoordelijkheden. Je wilt de focus leggen op de lange termijn, maar daar kom je vaak niet aan toe door de dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast is het door de krapte op de arbeidsmarkt lastig om aan geschikt personeel te komen en ook dat vergt veel tijd en moeite. Kortom, door de tijdsdruk lukt het niet altijd om jouw verantwoordelijkheden de aandacht te geven die je zou willen. Klinkt dit herkenbaar? Hoog tijd om wat druk van de ketel af te halen! In deze blog bespreken we 4 uitdagingen die jij als HR-professional ongetwijfeld zult herkennen én hoe je ze kunt oplossen!
Het werven van nieuwe medewerkers is een van de grootste uitdagingen van HR-professionals, blijkt uit een onderzoek van Visma | YouServe onder 1000 HR-professionals. En wanneer je een geschikt persoon hebt weten te vinden is het ook nog de kunst om deze medewerker aan boord te houden. Dit alles terwijl de krapte op de arbeidsmarkt volgens het CBS nog steeds aan het oplopen is. Dat zorgt ervoor dat veel bedrijven kampen met personeelstekorten. Wat op zijn plaats weer zorgt voor extra druk op de HR-afdeling voor het vinden van nieuwe medewerkers.
Oplossing: Tijd besparen door digitalisering en automatisering
Zeg gedag tegen talloze Word- en Exceldocumenten met gegevens als arbeidsovereenkomsten, functioneringsgesprekken, opleidingsbudgetten en vakantiedagen. Dit allemaal kan gedigitaliseerd, geautomatiseerd en gecentreerd worden. Op deze manier kun je enorm veel tijd besparen, tijd die je kunt steken in het werven van nieuwe medewerkers. Er gaat natuurlijk ook tijd zitten in het automatiseren en digitaliseren van je HR-processen, maar dat is een eenmalige investering en die weegt niet op tegen de tijd die je er vervolgens mee gaat besparen.
HR-professionals weten vaak precies waar ze de focus op zouden willen leggen. In het HR-trends onderzoek van Berenschot is onderzocht wat de belangrijkste thema’s zijn op de HR-afdeling. Een korte opsomming:
Aan ambitie ontbreekt het niet, maar wel aan tijd en kennis. Het is lastig om te focussen op de lange termijn als je steeds je handen vol hebt aan korte termijn ad-hoc werkzaamheden. Drie op de tien HR-beslissers ervaart een te hoge werkdruk op de HR-afdeling. Daarnaast geeft 35% van de professionals aan dat hun HR-afdeling niet over voldoende vaardigheden beschikt om op alle vlakken succesvol te zijn.
Een voorbeeld is het omgaan met ingewikkelde wet- en regelgeving, daar krijg je op de HR-afdeling veel mee te maken. Van sollicitatieprocedures en zwangerschapsverlof tot wetten over de veiligheid op de werkplek, arbeidstijden en AVG. En dan zijn er ook nog eens ieder jaar wijzigingen in wet- en regelgeving waarmee rekening gehouden moet worden. Dat maakt het moeilijk om bij te houden en het overzicht te bewaren. Het kost niet alleen een hoop tijd, maar het is ook nog eens erg ingewikkeld.
Oplossing: Schakel externe experts in
Je hoeft niet alles altijd zelf uit te zoeken en uit te voeren! Soms kun je een hoop tijd en moeite besparen door een expert in te schakelen. In het bovengenoemde voorbeeld kun je de hulp van een juridisch en fiscaal expert inzetten. In dat geval ben je ervan verzekerd dat alle wet- en regelgeving op de juiste manier worden toegepast. Want als het op juridisch en fiscaal gebied aankomt, wil je geen fouten maken. En dat geeft jou de tijd en ruimte om te focussen op de dingen waar je zelf goed in bent en die je leuk vindt.
Er zijn ontelbaar veel software tools die HR-professionals kunnen inzetten die bedoeld zijn om het werk makkelijker en overzichtelijker te maken. Maar welke tool gaat jou daadwerkelijk helpen om de prestaties van de organisatie te verbeteren? Heb je die hobbel overbrugt, dan is de volgende (en misschien wel de grootste) uitdaging om de software te implementeren en er gebruik van te maken. Dat is nog niet altijd zo makkelijk! Voordat de nieuwe software tool geïmplementeerd is en iedereen weet hoe hij of zij er mee moet werken is er al een hoop tijd verstreken.
Oplossing: Software die aansluit
Welke software bestaat er en welke heeft jouw organisatie écht nodig? Denk goed na over het nut van de toevoeging van iedere oplossing. Zo zorg je ervoor dat je niet een groot softwarelandschap creëert die meer verwarring oplevert dan het oplost. Dan is het de investering van tijd ook echt waard. Daarnaast is het belangrijk dat de verschillende software in je organisatie samenwerken. In iedere HR-software staan gegevens van je medewerkers. Als er iets wijzigt in deze gegevens moet je dat vervolgens gaan aanpassen in ieder systeem. Dat kan anders door de software met elkaar te synchroniseren. Zodat alle gegevens onder één dak staan.
Je herkent het vast; als HR-professional weet je dat de verzuimkosten omlaag kunnen als er meer aandacht uitgaat naar vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Dit is ook onderbouwd door vele onderzoeken. Je ziet het nut en de noodzaak, maar toch is het lastig om draagvlak te krijgen voor je visie. Het management vaak graag weten wat het Return on Investment is. Wat je daarvoor nodig hebt is een goede dataonderbouwing, maar de kunst is om die onderbouwing ook, het liefst makkelijk en overzichtelijk, uit je systemen te halen.
Oplossing: data rapportages om keuzes te onderbouwen
Bij de oplossing voor uitdaging 1 hadden we het over het digitaliseren en automatiseren van je HR-administratie. Door dit te doen zorg je er ook voor dat al je personeelsgegevens gedigitaliseerd worden. Al deze informatie kan jou als HR-professional waardevolle inzichten bieden. Door het verzamelen en analyseren van HR-data kun je de juiste beslissingen maken over het personeelsbeleid. Plannen en visies onderbouwen met data maakt je verhaal overtuigender en is de sleutel tot het creëren van draagvlak bij het management.
Als HR-professional sta je voor vele uitdagingen, maar zoals er op ieder potje een deksel past is er voor iedere uitdaging ook een oplossing! Weet je niet welke uitdaging je als eerst moet aanpakken of heb je nog een andere uitdaging waar je een oplossing voor zoekt? Onze experts staan voor je klaar. Als het nou gaat om het digitaliseren en automatiseren van je HR-afdeling, de zoektocht naar de juiste software, het synchroniseren van je software, het leveren van HR-data rapportages of kennis op juridisch gebied. Of ga met je employee journey aan de slag, dan benut je alle vier de uitdagingen in één keer.