De digitale handtekening, ook wel genoemd de ‘elektronische handtekening’ of de ‘online handtekening’, is de online-versie van een met de handgeschreven handtekening. De digitale handtekening bestaat uit digitale gegevens die zijn gebonden aan een digitaal document.
Er zijn drie soorten digitale handtekeningen:
Dit is een handtekening die op papier is ingescant en op die manier is ‘gedigitaliseerd’ of een handtekening die met de muis wordt gemaakt, de zogenaamde ‘muishandtekening’.
De ‘gewone digitale handtekening’ is enkel geschikt voor overeenkomsten met een laag juridisch risico. Denk hierbij aan eenvoudige verkoop- of inkoopovereenkomsten of interne besluitvormingsprocessen (TK advocaten). Deze handtekening is namelijk relatief gezien makkelijk te vervalsen. De werkelijke identiteit van de ondertekenaar is moeilijk vast te stellen. Ook is het mogelijk om achteraf wijzigingen aan te brengen aan de inhoud van het ondertekende document.
De geavanceerde digitale handtekening biedt, onder bepaalde voorwaarden volledige rechtsgeldigheid voor te ondertekenen documenten. De wet stelt aan deze elektronische handtekening vier eisen:
Bij een geavanceerde elektronische handtekening wordt er gebruik gemaakt van een unieke code. De code wordt afgeleid uit het bericht zelf en uit de identiteit van de afzender. Daardoor is de code niet te gebruiken bij een vervalst bericht. Dit maakt de geavanceerde elektronische handtekening betrouwbaar en rechtsgeldig.
De gekwalificeerde digitale handtekening is een handtekening met nóg een extra laag beveiliging. Deze handtekening heeft een gekwalificeerd certificaat. Met het certificaat wordt de identiteit van de ondertekenaar met de digitale handtekening gekoppeld. De handtekening wordt vervolgens aan het document gekoppeld.
Er zijn speciale organisaties die deze certificaten uitgeven. Public Key Infrastructure (PKI)-overheid geeft het certificaat uit dat de Nederlandse overheid gebruikt. Agentschap Telecom controleert de certificatiedienstverleners. Deze handtekeningen zijn altijd rechtsgeldig. Dit soort digitale handtekening is vereist voor grote en belangrijke documenten: notariële akten, hypotheekakten, verzekeringspolissen en in sommige gevallen arbeidsovereenkomsten.
Beide digitale handtekeningen zijn (mits voldaan wordt aan de voorwaarden) rechtsgeldig. Zoals benoemd kan het zijn dat een gekwalificeerde handtekening wordt vereist voor de ondertekening van zeer belangrijke documenten. Een voordeel van de geavanceerde digitale handtekening is dat deze op een laagdrempelige wijze kan worden toegepast op de meeste te ondertekenen documenten.
In salaris- en HR-software Nmbrs Visma wordt ook een mogelijkheid aangeboden om van digitale ondertekeningen gebruik te maken. Er wordt gebruik gemaakt van een geavanceerde elektronische handtekening. Elk getekend document bevat altijd een zogenoemde ‘Audit File’ waarin vastgelegd wordt wie op welk moment getekend heeft met hieraan een unieke code gekoppeld.
De ondertekentool in Nmbrs kun je gebruiken voor het ondertekenen van contracten tussen werknemer en werkgever. Het voordeel is dat je deze dan ook kan opnemen in je HR-workflow. Daarnaast is er nog andere software op de markt die je kunt gebruiken voor digitaal ondertekenen, bijvoorbeeld Stiply. Stiply is uitgebreider dan de ondertekentool in Nmbrs en je kunt het gebruiken voor zowel contracten met je eigen werknemers én contracten met derden. Deze tool kan gekoppeld worden met Nmbrs. De koppeling tussen Stiply en Nmbrs zorgt er dan voor dat de door werknemers ondertekende contracten automatisch worden opgenomen in het personeelsdossier.