Wist je dat, wanneer je een onderneming hebt, je voor de Belastingdienst verplicht bent om de salarisadministratie minimaal zeven jaar te bewaren? De salarisadministratie valt namelijk onder de basisgegevens van de administratie. De termijn van zeven jaar heet ook wel de wettelijke bewaartermijn.
Ook als je met jouw onderneming bent gestopt, ben je verplicht om de salarisadministratie nog minimaal zeven jaar lang te bewaren. De bewaarplicht vervalt dus niet als je bent uitgeschreven bij de Kamer van Koophandel.
Een personeelsdossier bevat ook gegevens en documenten die noodzakelijk zijn voor de salarisadministratie. Het gaat onder andere om de volgende gegevens:
De rest van het personeelsdossier mag je volgens de Autoriteit Persoonsgegevens bewaren zolang nodig is. Hier is geen wettelijke richtlijn voor. Een goede richtlijn is twee jaar na uitdiensttreding. Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen mag je maximaal vijf jaar lang bewaren.
Wanneer je niet voldoet aan de bewaarplicht van de loonadministratie, kan je flink in de problemen komen bij de Belastingdienst. De Belastingdienst berekent dat zelf het verschuldigde belastingbedrag.
Daarnaast krijg je mogelijk een boete, indien je de bewaarplicht niet nagekomen bent of niet in een redelijke termijn kan aantonen dat je aan de bewaarplicht voldoet. In extreme gevallen is een gevangenisstraf zelfs een mogelijke consequentie. Het voldoen aan de bewaarplicht staat namelijk in de wet, waardoor je een strafrechtelijke overtreding begaat als je niet aan de bewaarplicht voldoet. Zorg dus dat je minimaal voldoet aan de verplichte bewaartermijn voor jouw salarisadministratie.
Wanneer je jouw salarisadministratie uitbesteedt aan Securex, weet je zeker dat je voldoet aan de bewaarplicht. Wij maken gebruik van de software van Nmbrs, waarin alles opgeslagen kan worden. Hierdoor hebben zowel jij en jouw werknemers toegang tot alle documenten en is het tegelijkertijd veilig opgeslagen.
Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact op met onze accountmanager Sjors. Hij vertelt je graag alles wat je maar wil weten over onze salarisdienstverlening.