Een leasefiets of toch maar een ”fietsplan”?

april 16 2021

Marco Wolfsen

Vanaf 1 januari 2020 kan je als werkgever een fiets aan je werknemer ter beschikking stellen zonder dat er moeilijke berekeningen nodig zijn om de waarde van het privégebruik te bepalen. Er geldt, ongeacht het aantal privékilometers, een forfaitaire bijtelling van 7%. Maar is zo’n leasefiets wel interessant voor werkgevers? Allereerst geven we uitleg over de leasefiets en daarna het alternatief; het “fietsplan”.

De leasefiets

De bijtelling bij een leasefiets dient berekend te worden over de consumentenadviesprijs; dus niet over de vraag- of aankoopprijs. De consumentenadviesprijs is de in Nederland door de fabrikant of importeur publiekelijk kenbaar gemaakte prijs bij verkoop aan de afnemer. Deze prijs kan je ook raadplegen op www.bijtellingfietsvandezaak.nl.

Accessoires die niet behoren tot de consumentenadviesprijs dienen tegen de waarde in het economisch verkeer belast te worden (denk aan een regenpak, kinderzitje enzovoort).

Zowel de bijtelling als de accessoires kunnen ook aangewezen worden als eindheffingsloon en ten laste gebracht worden van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

Je kan als werkgever een fiets leasen bij een leasemaatschappij maar je kan hem ook zelf kopen en ter beschikking stellen. Het is raadzaam, helemaal in het laatste geval, de afspraken duidelijk vast te leggen in een gebruikersovereenkomst. Denk hierbij aan duidelijke afspraken over bijvoorbeeld:

• Wat gebeurt er bij einde dienstverband of opzegging (boete, verplichte aankoop fiets)?;
• Wordt er een reiskostenvergoeding gegeven wanneer men niet met de fiets komt?;
• Wat is de duur van de terbeschikkingstelling?;
• Wat mag er allemaal (niet) met de fiets gedaan worden?;
• Waar vindt het onderhoud plaats en wordt dit altijd door de werkgever betaald?;
• Geldt er een eigen bijdrage?

Om het toch wellicht interessanter te maken voor de werkgever, kan deze een eigen bijdrage vragen van de werknemer en die eigen bijdrage vervolgens middels een cafetariaregeling bruto uit laten ruilen en netto vergoeden (zie hieronder de verdere uitleg en voorwaarden van een cafetariaregeling). Deze netto vergoeding dient vervolgens ten laste gebracht te worden van de vrije ruimte van de werkkostenregeling.

De werknemer betaalt in zo’n constructie derhalve voor een fiets waar hij (nog) geen eigenaar van is en mijns inziens is dit in veel gevallen voor de werknemer niet erg interessant.

Het “fietsplan”

In tegenstelling tot de leasefiets wordt de werknemer in dit geval eigenaar van de fiets. De werknemer koopt zelf de fiets en de werkgever kan/mag dit vergoeden. Dit is uiteraard een flinke kostenpost en gebeurt ook zelden.

Wat wel gebeurt, is dat de werknemer de waarde van de fiets uitruilt tegen belast loon zoals bruto loon boven het wettelijk minimumloon, bovenwettelijke verlofuren, overuren, 13^e maand enzovoort. Uitruil kan in beginsel niet plaatsvinden over de vakantiebijslag aangezien dit als een minimum percentage (8%) genoemd staat in de Wet Minimumloon en Minimumvakantiebijslag. Bijvoorbeeld: de werknemer heeft overuren staan ter waarde van € 1.000 en daarvoor in de plaats krijgt hij een onbelaste vergoeding voor een fiets ter waarde van € 1.000. De werknemer geniet dan het belastingvoordeel (hij zou immers over de bruto waarde van de overuren loonheffingen af moeten dragen maar krijgt nu het volledige bruto bedrag netto uitgekeerd voor de fiets).

Als werkgever heb je het voordeel dat over die € 1.000 geen premies werknemersverzekeringen verschuldigd zijn. Echter dient die € 1.000 (ook bij uitruil) ten laste gebracht te worden van de vrije ruimte van de werkkostenregeling en als je over de vrije ruimte heen gaat, betaal je als werkgever 80% eindheffing.

Zo’n zogenoemde cafetariaregeling dient wel realiteitswaarde te hebben. Dat wil zeggen dat het een arbeidsvoorwaarde moet zijn die voor iedereen geldt (mag uitzonderingen maken voor bijvoorbeeld werknemers die een auto van de zaak hebben, dat die geen fiets aan kunnen schaffen) en dat niet één iemand incidenteel gebruik maakt van deze uitruilmogelijkheid.

Je dient derhalve een reglement op te stellen wanneer en op welke voorwaarden werknemers “uit kunnen ruilen”. Daarbij kan je voorwaarden stellen dat er bijvoorbeeld een maximum bedrag geldt, ze eens in de 3 jaar gebruik kunnen maken van deze regeling en/of dat er een budget is per jaar van een bepaald bedrag. Is het budget in een bepaald jaar op dan kan een werknemer pas in een volgend jaar weer in aanmerking komen voor de mogelijkheid tot uitruil.

Tevens dient er bij uitruil een aanvulling op de arbeidsovereenkomst gemaakt te worden waarin opgenomen wordt wat er uitgeruild wordt en voor welk bedrag. Het moet namelijk een duidelijke keus zijn van de werknemer die daarbij ook realiseert dat dit gevolgen kan hebben voor een mogelijke sociale verzekeringsuitkering in de toekomst. Deze regeling is in veel gevallen wel interessant voor zowel werkgever als werknemer maar brengt wel de nodige administratieve lasten met zich mee.

Mocht je meer info wensen, hulp bij het opstellen van documenten of de documenten door ons opgesteld willen zien, dan vernemen wij dat graag.