Een nieuwe collega aannemen, betekent niet direct dat hij of zij lang bij de organisatie blijft. Het onboarding proces van nieuwe medewerkers speelt hierbij een belangrijke rol. Daarmee laat je hen thuis voelen in de organisatie en blijven ze betrokken. Hoog tijd om je onboarding proces te optimaliseren! Hiervoor hebben wij een handige checklist opgesteld. Zo weet je zeker dat je onboarding voor HR goed hebt ingericht, en dat nieuwe collega’s op hun eerste werkdag in een warm bad terechtkomen.
Een succesvolle onboarding van nieuwe medewerkers begint met het opstellen van een inwerkprogramma. Zorg bijvoorbeeld dat nieuwe medewerkers op de eerste dag het personeelshandboek doorlezen, wegwijs worden in de systemen en hun e-mailadres en andere belangrijke accounts instellen. Laat ze ook kennismakingsgesprekken inplannen met (directe) collega’s. Het liefst in de eerste maand, zodat je direct een teamgevoel creëert.
Meestal zitten de taken voor onboarding in het hoofd van de HR-medewerker, maar een digitale onboarding is veel efficiënter. Hiervoor maak je een HR-workflow aan in Nmbrs, een zeer handige onboarding tool. In deze workflow staan alle taken die horen bij een digitale onboarding. Deze ken je toe aan de juiste collega en vink je af als ze voltooid zijn. De IT-medewerker zorgt bijvoorbeeld dat de nieuwkomer een laptop, e-mailadres en inloggegevens krijgt. Met een HR-workflow voorkom je dat je taken vergeet, creëer je overzicht en loop je niet het risico dat het onboarding proces spaak loopt als een collega ziek is.
Voor nieuwe collega’s is de eerste werkdag al spannend genoeg. Zorg daarom dat ze vooraf weten waar ze aan toe zijn. Geef informatie over hoe laat, waar en bij wie kunnen ze zich melden. Hoe ziet hun eerste werkdag eruit? Wat is de dresscode? En is het de bedoeling dat ze zelf lunch meenemen?
Het klinkt misschien logisch, maar toch wordt het nog weleens vergeten: een frisse, nette werkplek zodat een nieuwe medewerker direct aan de slag kan. Opruimen op het moment van binnenkomst geeft natuurlijk niet echt een gevoel van waardering. Zorg daarom dat je de werkplek op tijd klaarmaakt. Nu je toch bezig bent, denk dan aan een handgeschreven welkomstkaartje en eventueel wat versiering. Dit tovert ongetwijfeld een lach op het gezicht van je nieuwe collega.
Vaak weten nieuwe medewerkers niet goed bij wie ze terecht kunnen met vragen. Regel daarom een buddy die zich ontfermt over de nieuwkomer en hem of haar wegwijs maakt binnen de organisatie.
Onthoud ten slotte goed dat onboarding niet stopt na de eerste maand(en). Het is een continu proces. Nieuwe medewerkers voelen zich gewaardeerd als je zo en dan vraagt hoe het met ze gaat. Plan daarom regelmatig voortgangsgesprekken in waarbij je ingaat op vragen zoals: wat is je eerste indruk van het bedrijf? Waar word je blij van? Waar loop je tegenaan? Dit is meteen een mooi moment om verbeterpunten in het onboarding proces te ontdekken. Daarmee wordt het traject nóg beter!