Het wordt vroeger donker, Sinterklaas is al geweest en de kerstboom wordt weer opgetuigd. Dat betekent maar een ding en dat is het einde van het jaar! Met een afsluiting start ook een nieuw begin en dat is het jaar 2024. In deze drukke periode is het extra belangrijk alles zo vroeg mogelijk te regelen. Zo kun je in de laatste loonaangifte van het jaar nog correcties doorvoeren en kun je bekijken of de vrije ruimte van de WKR is overschreden. Wij helpen je graag op weg met dit handige stappenplan!
Houd rekening met vertragingen. Rond de feestdagen en de start van het nieuwe jaar, heeft iedereen meer tijd nodig om mutaties te verwerken. Niet alleen Securex, maar ook de bank zal langer doen over mutaties en betalingen.
Vraag na of jouw medewerkers alle declaraties hebben ingediend. Gebeurt dit digitaal? Keur deze dan goed; zonder goedkeuring kan de salarisadministrateur het niet verwerken.
Zorg dat je de verlofuren aan jouw salarisadministrateur door hebt gegeven, of maak ze up-to-date. Ben je klant van Securex en maak je gebruik van onze verlofmodule? Zorg dan dat alle verlofverzoeken over 2023 zo snel mogelijk, doch uiterlijk vóór 28 december 2023 zijn ingediend en goedgekeurd. Vanaf 28 december gaan wij beginnen met het draaien van de jaarwissel.
Zijn alle nieuwe werknemers aangemeld? En zijn alle uit dienst getreden werknemers afgemeld? Staat er niemand meer op de loonlijst die niet bij jullie werkt? Zijn alle verlopen contracten aan ons doorgegeven? Loop je personeelsbestand goed door en geef wijzigingen zo snel mogelijk door aan jouw salarisadministrateur.
Geef indien van toepassing de afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk door, zodat de salarisadministrateur de maximale afdracht kan berekenen.
Controleer of er nog verstrekkingen/vergoedingen zijn gegeven. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:
Let op: de vrije ruimte van 2023 kan alleen worden gebruikt voor betalingen/verstrekkingen in 2023. Alles wat in 2024 plaatsvindt, valt in de vrije ruimte van 2024. Houd rekening met het genietingsmoment (moment van betaling) dat wordt gebruikt voor de bepaling in welk jaar de betaling/verstrekking valt. Andersom geldt: zodra het jaar 2024 is begonnen, kun je geen gebruik meer maken van de vrije ruimte van 2023.
Geef eventueel uitgekeerd (zoals prestatieloon of eindejaarsuitkering) aan de salarisadministrateur door, zodat dit verwerkt kan worden op de loonstroken. De betalingen in de boekhouding moeten aansluiten met de salarisadministratie.
Denk aan een wisseling van bedrijfsauto’s. Controleer op de loonstrook of de salarisadministrateur het juiste kenteken heeft van de betreffende werknemer en geef eventuele wijzigingen op tijd door.
Een hoop informatie, vind je niet? We zijn er nog niet! Na de afsluiting van 2023 is het goed om met de voorbereidingen van 2024 te beginnen. En 3 keer raden, ook hier hebben wij een fijn stappenplan voor gemaakt. Vink jij ‘m ook af?
Bij de opstart van de payroll in januari dient de salarisadministrateur rekening te houden met wijzigingen in wet- en regelgeving en alle overige veranderingen. De salarisadministrateur is afhankelijk van veel derde partijen, zoals pensioenfondsen, het salarispakket, de overheid en zo nog veel meer partijen. De normale verwerkingstijd is haast niet haalbaar. Houd hier rekening mee om teleurstellingen te voorkomen en stuur waar mogelijk gegevens eerder op.
Mocht je een nieuwe beschikking hebben ontvangen, stuur deze dan zo snel mogelijk door.
Vanaf januari 2024 krijgen we in Nederland voor het eerst een minimumuurloon van € 13,27. Voorheen werd er altijd een maandloon gegeven, gebaseerd op een fulltime werkweek van 36 uur. Voor werkgevers met een fulltime rooster van 36 uur per week verandert er weinig. Wanneer er sprake is van een werkweek van bijvoorbeeld 38 of 40 uur, kan dit wel invloed hebben op het salaris van de werknemer. Houd hier dus rekening mee.
Je krijgt een brief/mededeling van de pensioenverzekeraar met de nieuwe premies van 2024. Zorg dat jouw salarisadministrateur hier vanaf weet.
Je krijgt een verzoek van de pensioenfondsen om het jaarwerk aan te leveren. Stel de salarisadministrateur op de hoogte, zodat de benodigde acties kunnen worden ondernomen.
Als het goed is, heb je al een mail ontvangen over de WHK van 2024. Hierin staan de premies van de WGA, de ZW en de Aof vermeld. De salarisadministrateur heeft deze premies nodig om de juiste salarissen te berekenen.
Om alles in goede banen te leiden, zijn er nogal wat stappen nodig. Bij Securex ondersteunen wij jou in dat proces. Verwerken wij jouw salarisadministratie en heb je vragen? Neem gerust contact met ons op!