In vijf stappen naar een correcte salarisadministratie

december 21 2021

Stephan Swier 

Iedere maand de salarisadministratie zonder fouten, dat is wat je wil. Maar hoe realiseer je dat als jouw organisatie of de personeelsmutaties steeds complexer worden? Bij Securex maken we dit proces eenvoudig en overzichtelijk door altijd vijf stappen te volgen. Daarmee zorgen we dat jouw salarisadministratie iedere maand klopt en dat je medewerkers betrokken blijven. Omdat medewerkersbetrokkenheid zo belangrijk is, doen we daar extra ons best voor. Lees meer over onze unieke werkwijze.

Payroll kalender en loonperiodes

Een eenvoudige loonrun draaien is op zichzelf niet zo moeilijk. Wanneer jouw organisatie of de personeelswijzingen complexer worden, wordt ook de salarisadministratie een stuk ingewikkelder. Om die reden werken we met een payroll kalender en loonperiodes. Dit houdt in dat wij de meeste lonen verwerken op of voor de 24e van de maand. Daarna begint een nieuwe loonperiode. Bij Securex geloven we heilig in deze vijf stappen:

  1. Data aanleveren. We vragen jou om alle mutaties aan te leveren voor de 15e van de maand. Zo hebben wij genoeg tijd om deze te verwerken en kan jij het rustig controleren. Het aanleveren van mutaties mag op verschillende manieren: via een (externe) applicatie, Excel-formulier of per mail. Een combinatie is ook mogelijk. Voorbeeld: in de horeca gebruikt men vaak een tijdregistratiesysteem dat wij koppelen met de salarisadministratie. Ook de NAW-gegevens (uit de salarisdata) koppelen we met bijvoorbeeld een tijdregistratiesysteem, zodat het doorvoeren van personeelswijzigingen niet nodig is. De waarde van alle data is ontzettend groot en daarom koppelen we met zoveel mogelijke partijen en systemen.
  2. Invoeren en controleren. Ons salaristeam voert alle data in en controleert het.
  3. Vergelijken met de vorige maand. We draaien een loonrun en controleren die met de maand ervoor, omdat deze ook door de klant is goedgekeurd. Zijn er zaken veranderd ten opzichte van vorige maand, bijvoorbeeld het aantal gewerkte uren, dan verklaren we dat op basis van doorgegeven mutaties. We controleren vervolgens alles nog een keer voordat we de loonrun vrijgeven aan de klant.
  4. Loonrun opsturen. De klant ontvangt de definitieve loonrun en doet ook een controle.
  5. Loon uitbetalen. De medewerkers krijgen bericht dat hun loon wordt uitbetaald.

Ons salaristeam zorgt ervoor dat je salarisadministratie vlekkeloos verloopt. Wij kijken altijd naar jouw bedrijf of branche om te bepalen hoe we oplossingen inzetten. Zo zitten veel van onze klanten in de sector zorg en welzijn, waar het verwerken van het individueel keuze budget en loopbaan budget een uitdaging is. Bestaande software bleek niet voldoende als oplossing en daarom ontwikkelden we zelf de Securex Benefit Shop.

Het geheim achter betrokken medewerkers

Een goed salarisbeleid bepaalt voor een groot deel de medewerkersbetrokkenheid. Maar waar gaat het nog meer om? Daar maakt Securex het verschil. Wij kijken hoe we de medewerkersbetrokkenheid ook op andere vlakken kunnen verhogen. Zo krijgen medewerkers van ons informatie over apps die handig zijn om te gebruiken. Ook staat de klantenservice altijd klaar om hun vragen te beantwoorden. Daarmee gaan we verder dan alleen de salarisverwerking.

Daarnaast ondersteunen we in de gehele employee journey, dus vanaf het moment dat de medewerker in dienst komt tot het moment dat de medewerker uit dienst gaat. Hiervoor gaan we met jou in gesprek. Wat zijn de uitdagingen? Dit kan branchespecifiek zijn, maar we kijken ook naar problemen binnen je organisatie. Hier rolt vervolgens een nieuw HR-beleid uit. Is meer omzet het doel? Dan kan het zijn dat er mensen nodig zijn en gaan we op zoek naar een geschikte recruitment tool.

Besteed jouw salarisadministratie uit aan Securex

Merk jij dat er regelmatig fouten zitten in je salarisadministratie? Dat kan (en moet) veel beter. Zeker als je de betrokkenheid van medewerkers wil vergroten. Door je salarisadministratie over te laten aan Securex, automatiseer je alle administratie rondom medewerkers en ben je zeker van een dubbele controle. Dat maakt de kans op fouten minimaal. Klinkt salarisadministratie uitbesteden als een grote en dure stap? Dan stellen we je gerust: wij zijn altijd transparant over de tarieven en onze toegevoegde waarde.

Ben je benieuwd welke oplossingen we hebben voor jouw salarisadministratie? Of heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op. Ons team zit klaar om al jouw vragen te beantwoorden.