‘We wisten dat we bij Stichting !WOON een keer over moesten van een papieren naar een digitale
administratie.’
Securex deed al een tijd voor ons de salarisadministratie toen ze op eigen initiatief contact opnam om na te gaan of wij nog hulp nodig hadden met Nmbrs. Op dat moment gebruikten wij Nmbrs enkel en alleen voor de salarisadministratie. Wij zagen wel dat er veel meer in Nmbrs mogelijk was, maar wat dan? En hoe implementeer je dit? Dat was waar onze knelpunten lagen. Tevens wisten we dat wij een keer over moesten van een papieren naar een digitale administratie. Wij durfden de stap ook eindelijk te zetten toen Securex hierover contact met ons opnam.
Voordat wij Nmbrs door Securex verder lieten implementeren, hadden wij een papieren administratie. Wij ondernamen een hele hoop stappen om alles uiteindelijk in het papieren dossier van de medewerker te stoppen. Zo schreven wij bijvoorbeeld de basisgegevens van een nieuwe werknemer op papier om het daarna over te typen in Nmbrs, hadden wij een papieren contract en werkten wij wijzigingen uit op papier. Zo’n papieren dossier werd uiteindelijk steeds dikker en het kostte veel tijd om dit allemaal up to date te houden.
Je kan je voorstellen dat als de accountant kwam voor de jaarlijkse controle, dat het een flinke klus voor 2 personen was om alles te sorteren en selecteren. Door te digitaliseren hebben wij nu met de accountant een online meeting, waarin wij alles laten zien.
Het fijne aan de implementatie met Nmbrs is dat een hele hoop stappen overgeslagen kunnen worden of door de werknemer zelf uitgevoerd kunnen worden. De basisgegevens worden door de medewerkers zelf ingevuld in hun medewerkers login. Wijzigingen e.d. kunnen werknemers nu ook zelf invoeren. Het scheelt ons ook een hele hoop tijd dat dit direct wordt verwerkt in de gegevens voor de salarisadministratie, al controleren wij dit wel nog steeds.
Naast de implementatie van Nmbrs, maken wij ook gebruik van de Securex Benefit Shop. Vanuit de cao Sociaal Werk kunnen onze werknemers gebruik maken van het Individueel Keuze Budget (IKB) en Loopbaan Budget (LBB). Het bijhouden van deze budgetten per werknemer is een enorme klus. Met de Securex Benefit Shop wordt er veel meer verantwoordelijkheid en keuzevrijheid bij de werknemer neergelegd. De werknemer geeft nu zelf aan wat hij of zij met het budget wil doen, wij hoeven alleen nog maar akkoord te geven.
De samenwerking met Securex verliep heel soepel. Wat heel fijn was, was dat Steven een aantal keer bij ons op kantoor in Amsterdam langs is gekomen om het een en ander door te spreken en te laten zien. Het persoonlijke contact zorgde ervoor dat wij overtuigd waren en het contract tekenden. Steven heeft voor ons diverse HR-workflows ingericht. Tevens wordt vanuit Securex meegedacht en snel gereageerd. Wij zijn een stichting en zonder winstoogmerk hebben wij ook geen enorme pot geld. Daar is Securex heel goed mee omgegaan.
Door deze digitalisering is ons werk op de HR-afdeling een stuk makkelijker gemaakt. Hierdoor hebben wij tijd voor andere dingen en kunnen onze werknemers de bewoners van Amsterdam en omstreken blijven ondersteunen en adviseren.
Securex, bedankt!
Valt jouw bedrijf ook onder de cao Sociaal Werk, Kinderopvang, Gehandicaptenzorg, GGZ, Jeugdzorg of VVT? Wellicht is de Securex Benefit Shop ook iets voor jou!