Fouten in jouw salarisadministratie wil je voorkomen om het vertrouwen van jouw personeel te behouden. Dat is een goede stap in de richting om de meest betrokken medewerker te creëren. Maar de salarisadministratie is gevoelig en voordat je er erg in hebt, is een foutje erin geslopen. In deze blog bespreken wij de meest voorkomende fouten en geven wij tips en tricks om ze te voorkomen.
Yes! Je hebt eindelijk een geschikte kandidaat gevonden voor een functie die jij al langere tijd open hebt staan. Voordat de nieuwe medewerker in dienst kan komen, heb je persoonlijke gegevens van jouw nieuwe medewerker nodig. Dat zijn bijvoorbeeld de NAW-gegevens, het Burgerservicenummer, de geboortedatum, een kopie van de ID-kaart of het paspoort en een bankrekeningnummer om het salaris te kunnen storten. Dit is vertrouwelijke informatie en moet op een goede manier verwerkt worden.
Tevens stel je een contract op en laat je het formulier voor de loonheffing invullen. Bij het overnemen van deze gegevens zijn fouten er zo ingeslopen. Denk maar eens aan een verkeerd gespeld adres of een moeilijke achternaam waarvan je de spelling niet weet of niet goed overneemt.
Dit zijn allemaal belangrijke gegevens van jouw nieuwe medewerker waar je natuurlijk goed mee om moet gaan. Tegenwoordig wordt bijna alles digitaal gedaan. Zo zijn er ook diverse HR-pakketten op de markt die gegevens digitaal op kunnen slaan. Daarin kunnen de basisgegevens opgeslagen worden, maar ook de arbeidscontracten, formulieren, etc. In veel HR-pakketten is het mogelijk om de nieuwe medewerker zelf de gegevens in te voeren. Zo kan software ervoor zorgen dat jouw salarisadministratie minder foutgevoelig is.
Zorg ook dat je op de hoogte bent van veranderingen in het personeelsbestand. Krijgt een medewerker een promotie? Pas het salaris aan, zodat de volgende salarisverwerking correct is. Wordt binnen het bedrijf waar jij werkt een reiskostenvergoeding gegeven en verhuist een medewerker? Pas het aantal kilometers direct aan voor een correcte verwerking van het salaris.
Het is belangrijk om regelmatig controles uit te voeren tijdens de salarisverwerking. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van de basisgegevens, het salaris dat je de medewerker uitbetaalt of een structurele maandelijkse vergoeding voor bijvoorbeeld gemaakte reiskosten. Het is verstandig om diverse controles uit te voeren voordat de daadwerkelijke berekening plaatsvindt. Een aantal belangrijke controles om in het achterhoofd te houden, zijn:
Wet- en regelgeving op het gebied van salarisadministratie verandert regelmatig. Het bijhouden hiervan kan een tijdrovende klus zijn. Naast dat je kennis moet hebben van de cao waar jouw bedrijf mee werkt, is het nodig om specialistische kennis van loonheffing, sociale zekerheid, arbeidsrecht, pensioenwetgeving, privacywetgeving en interne procedures te hebben.
Wet- en regelgeving verandert niet allen door Prinsjesdag. Gedurende het jaar kunnen nieuwe wetten van kracht gaan of kunnen wijzigingen in al bestaande wetten worden doorgevoerd. De wijzigingen zal je zelf bij moeten houden. Dit zorgt ervoor dat het up-to-date houden van jouw kennis over wet- en regelgeving een tijdrovende en intensieve klus is.
Met het raadplegen van een professional voorkom je bijna alle fouten. Een salarisadministrateur zorgt ervoor dat hij of zij kennis heeft van de steeds veranderende wet- en regelgeving, weet waarop gecontroleerd moet worden bij het doorgeven van mutaties en zorgt voor een correcte en volledige verwerking van informatie van de medewerkers.
Ook voor de naleving van wet- en regelgeving kan een professional worden ingehuurd. Een juridische medewerker gespecialiseerd in arbeidsrecht is ook op de hoogte van de wetgeving en kan, indien gewenst, ingehuurd worden om na te gaan of de salarisadministratie voldoet aan de juiste wet- en regelgeving.
Wil jij je meer richten op de core business van jouw bedrijf en ben jij daarom op zoek naar een dienstverlener om jouw salarisadministratie uit te besteden? Bij Securex bieden wij een compleet pakket aan, waarbij je gebruik kan maken van onze salarisdienstverlening. Onze salarisadministrateurs zijn volledig op de hoogte van de wet- en regelgeving en in jouw Nmbrs omgeving kan je alle personeelsdossiers kwijt. Daarnaast hebben wij Legal Advisors in dienst die jou helpen met jouw juridische vraagstukken met betrekking tot het arbeidsrecht. Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem eens contact op met Sjors, onze sales- en accountmanager.