Bill Gates zei ooit het volgende: “We all need people who will give us feedback. That’s how we improve.” Het is belangrijk om mensen in ons leven te hebben die ons eerlijke, constructieve feedback geven, dus ook op het werk. Hierdoor kun je jezelf blijven ontwikkelen en verbeteren.
Toch vinden veel mensen feedback vragen, geven en ontvangen lastig. We zijn bang om afgerekend te worden. Daarom wordt in deze blog een methode uitgelegd die je kunt inzetten voor het geven en ontvangen van feedback: de 360 graden feedback methode.
In essentie krijgt een werknemer bij deze methode feedback van mensen waarmee hij samenwerkt, zijn team, zijn manager(s) en zelfs externe partijen waarmee samengewerkt wordt. Op deze manier krijgt de medewerker vanuit verschillende perspectieven feedback op zijn functioneren, wat het totaalbeeld over het functioneren completer maakt.
Stap 1: bepaal waar de werknemer op beoordeelt moet worden
Kijk naar competenties en doelen die in lijn zijn met het functieprofiel en de organisatiedoelen. Zo voorkom je dat er beoordeelt wordt op dingen die niet van relevantie zijn.
Stap 2: stel een feedbackformulier samen
Wanneer bepaald is waarop de werknemer beoordeelt moet worden kan het feedbackformulier samengesteld worden. Een handig voorbeeld van een 360 graden feedbackformulier kun je hier downloaden. Het is wel belangrijk om het 360 graden feedback voorbeeld aan te passen zodat het past bij de doelen en competenties van de werknemer die beoordeelt wordt. Stel daarnaast niet te veel vragen op, ongeveer 10-15 is voldoende, anders gaat het invullen van de vragenlijst te lang duren. Ook kost het dan meer tijd om alle feedback te analyseren en vergelijken.
Stap 3: selecteer feedback gevers
Nu is het tijd om het feedback team samen te stellen. Selecteer minimaal 3 en maximaal 10 personen die meedoen, maar rond de 6-8 personen is de sweet spot. Minder dan drie personen is een 180 graden feedback en meer dan 10 personen wordt erg gecompliceerd! Wij raden ook aan om de feedback anoniem te houden, daardoor durven beoordelaars eerlijker te zijn. En als de feedbacknemer niet weet vanuit wie de feedback komt, wordt het ook minder snel als ‘persoonlijke aanval’ gezien. Let wel op dat je geen feedbackgevers selecteert die ooit conflict hebben gehad met degene die ze moeten beoordelen.
Stap 4: briefing over feedback geven
Geef niet zomaar het feedbackformulier af met de vraag of ze ‘het even in willen vullen’. Leg goed uit wat de bedoeling is, waarvoor de feedback wordt gebruikt, wat het doel is en hoelang het invullen ongeveer zal duren (15 tot 30 minuten). Het is ook belangrijk om aan te geven dat de bijdrage anoniem en vertrouwelijk is.
Leg ook uit dat de volgende punten erg belangrijk zijn bij het geven van feedback:
Stap 5: laat de werknemer het formulier zelf ook invullen
Laat de ‘feedbacknemer’ het formulier ook zelf invullen! Dit is belangrijk, want zo kun je uiteindelijk deze zelfreflectie vergelijken met de feedback. Zo kan de werknemer ook meedenken over zijn prestaties en wordt hij betrokken bij de resultaten.
Stap 6: analyseren van de resultaten
Vergelijk vervolgens alle feedback. Kijk of je patronen kunt herkennen. Bepaal op basis daarvan wat de sterke punten zijn en wat de ontwikkelpunten zijn.
Stap 7: ga in gesprek met de werknemer
Nu je de feedback hebt verzameld en geanalyseerd is het tijd om erover in gesprek te gaan met de werknemer. Bespreek wat de feedback was, wat er goed gaat en wat er beter kan. Bespreek hoe er aan de verbeterpunten gewerkt kan worden en stel een ontwikkelplan op. Vervolgens kun je een evaluatiegesprek inplannen om te kijken hoe het staat met het ontwikkelplan.
Voordelen zijn:
Nadelen kunnen zijn:
Er is ook software waarin onder andere het feedbackproces in verwerkt kan worden. Onze afdeling Nmbrs koppelingen en integraties kan je daar meer over vertellen!