Betrokken medewerkers. Ieder bedrijf wil ze, maar ze ook echt krijgen is vaak een uitdaging. Het begint bij een goed salarisbeleid, dat bepaalt voor een groot deel de medewerkersbetrokkenheid. Juist daar gaat het vaak mis. Door het toenemend aantal variabelen in de salarisadministratie is de kans op fouten groot. Hoe los je dit op? En wat is het geheim achter betrokken medewerkers? Je leest het in deze blog.
Werken om geld te verdienen, dat was vroeger het uitgangspunt. Het gezin had eten nodig en dus moest er brood op de plank komen. Natuurlijk was een fijne werkplek belangrijk, maar het salaris had prioriteit. Hoewel er tegenwoordig meer factoren zijn die onze betrokkenheid bepalen, willen we ook nu nog iedere maand geld op onze rekening. Salaris legt nog altijd de basis voor betrokken medewerkers. Zij vragen zich af: Komt mijn werkgever de afspraken na? Krijg ik mijn salaris op tijd binnen? Dit zorgt voor een vertrouwensband tussen de werkgever en werknemer. Het vormt de basisbehoefte van een medewerker.
Medewerkers gaan ervan uit dat de salarisadministratie altijd klopt. Gaat er toch iets mis, dan komen ze erachter op een peilmoment. Neem bijvoorbeeld de belastingaangifte. Moet een medewerker veel terugbetalen? Dan is er waarschijnlijk iets fout gegaan in de salarisadministratie. Voor de medewerker is het lastig om deze fouten er op tijd uit te halen, omdat het veel te complex is. Jij als werkgever bent verantwoordelijk voor de controle.
Wanneer jouw medewerkers ontdekken dat er één keer iets niet klopt, dan heeft dit grote invloed op hun betrokkenheid. Om hun vertrouwen terug te winnen, zijn er meerdere correcte loonstrookjes nodig. Het is namelijk makkelijker om iemands vertrouwen te schaden, dan te krijgen. Zorg dus dat jouw salarisbeleid op orde is.
De meest betrokken medewerker is het meest waard voor een organisatie. Zo’n medewerker ziet niet alleen zijn eigen belang, maar ook het belang van collega’s en de organisatie. Als werkgever heb je grote invloed op de medewerkersbetrokkenheid. Hoe tevredener medewerkers zijn en hoe groter hun betrokkenheid, hoe groter de kans is dat jij je bedrijfsdoelen haalt. Ook is de kans groter dat medewerkers verder ontwikkelen en jouw organisatie meer waard maken.
Betrokken medewerkers zijn dus heel waardevol voor jouw bedrijf. Nu horen we je denken: hoe ziet een goed salarisbeleid eruit? Allereerst is het belangrijk dat je het salaris op de juiste manier en op een vast moment verwerkt. Dat is de basis van een goed salarisbeleid. Doorgaans is de HR-manager hier verantwoordelijk voor, omdat hij of zij over de vaste data van medewerkers beschikt. Denk aan het BSN-nummer, de geboortedatum, het adres, etc. Staat dit niet goed, dan leidt dit bijvoorbeeld tot verkeerde inhouding van het pensioen of het te betalen belastingbedrag klopt niet.
Een tweede belangrijk onderdeel van de salarisadministratie is het dienstverband, waarvoor een contract nodig is. Daarin staan afspraken tussen de werkgever en werknemer. Eén keer per maand betaal je die afspraken uit waarmee je laat zien dat jij je eraan houdt.
Salarisadministratie is eenvoudig als medewerkers iedere maand €2000 euro krijgen en er geen sprake is van bijkomende zaken. Het is complexer als er meer variabelen bij komen. Denk aan een leaseauto, netto onkostenvergoeding, telefoon van de zaak, etentjes met klanten, uitbetaling op basis van gewerkte uren en ga zo maar door. Hoe meer variabelen, hoe complexer de loonstrook en hoe groter de kans op fouten. Medewerkers willen niet steeds hun loonstrook controleren, maar gemaakte uren zijn gemakkelijk te achterhalen. Klopt dit niet, dan geeft de loonstrook weinig toelichting.
Dan is er nog een ander belangrijk onderdeel van de loonstrook dat werkgevers vaak vergeten te registreren: verlof en verzuim. Verzuimuren krijgen medewerkers doorgaans uitbetaald. Maak jij vaak afspraken op goed geloof? Een medewerker kan in mondeling overleg met jou op vakantie gaan zonder dit te registreren. Zijn of haar verlofuren blijven onveranderd. Vervolgens staat de medewerker in zijn recht om de uren nogmaals op te eisen. Waardoor jij als werkgever weinig kan doen, behalve deze uren uitbetalen.
Vrijwel iedere organisatie heeft hiermee te maken, maar vooral organisaties waar veel wisselingen zijn. De horeca bijvoorbeeld. Daar nemen ze geregeld nieuwe krachten aan, terwijl er halverwege de maand ook personeel stopt.
Je zou verwachten dat een salarisadministrateur in staat is om alle bovenstaande problemen op te lossen. Zo simpel is het echter niet. Je bent enorm afhankelijk van de juiste software. Software geeft zowel de werkgever als de werknemers inzicht en het biedt salarisadministrateurs de mogelijkheid om controles uit te voeren. Daarom geloven we bij Securex heilig in het leveren van de beste dienst in combinatie met de beste software. Dat maakt het bijvoorbeeld mogelijk om verlofregistratie volledig te automatiseren. Een medewerker dient een verlofaanvraag in via een app, de werkgever controleert dit en vervolgens wordt het verlof verwerkt in het systeem.
Verlof is slechts een klein onderdeel van de salarisadministratie. Tegenwoordig zijn organisaties en personeelswijzigingen een stuk complexer. Het uitbesteden van de salarisadministratie wordt daarom ook steeds populairder. Daarnaast houden we bij Securex altijd vast aan een bepaald stappenplan. Zo weten we zeker dat jouw salarisadministratie iedere maand klopt. Dat zorgt op zijn beurt voor een hoge medewerkersbetrokkenheid. Ben je benieuwd naar onze unieke werkwijze? Lees dan de blog ‘In vijf stappen naar een correcte salarisadministratie’. Daarin vertellen we je ook het geheim achter maximaal betrokken medewerkers.