Wat is salarisadministratie?

Salarisadministratie is een essentieel onderdeel van het runnen van een bedrijf. Het is meer dan alleen het betalen van werknemers. Het zorgt er namelijk voor dat alles wat met het loon van werknemers te maken heeft, goed wordt geregeld. Dit betekent dat nauwkeurig wordt uitgerekend hoeveel iedereen netto overhoudt na het inhouden van belastingen en andere bijdragen. Ook zaken als vakantiedagen, ziekteverlof en extraatjes zoals bonussen worden nauwkeurig bijgehouden.

Wat behoort tot de salarisadministratie?

Bij het voeren van een salarisadministratie zijn er verschillende verplichte onderdelen die nauwkeurig moeten worden bijgehouden en geregeld. Hier zijn een paar van de belangrijkste elementen:

• Persoonsgegevens. Dit omvat volledige namen, adresgegevens, BSN en andere relevante informatie van werknemers;
• Arbeidsovereenkomst. De details van de arbeidsovereenkomst zoals de functieomschrijving, aantal uren en contracttype (bijvoorbeeld vast of tijdelijk) moeten geregistreerd worden;
• Loonstroken. Elke salarisperiode moet een gedetailleerde loonstrook aan de werknemer worden verstrekt waarop het brutoloon, nettoloon en alle inhoudingen zoals belastingen en premies voor sociale zekerheid vermeld staan. Het is overigens niet verplicht om iedere maand een loonstrook op te stellen, als er niks op de loonstrook wijzigt ten opzichte van de maand daarvoor;
• Aangifte loonheffing. De werkgever moet periodiek loonheffing en premies werknemersverzekeringen afdragen aan de Belastingdienst. Hiervoor is het nodig om nauwkeurige berekeningen te maken van de verschuldigde bedragen;
• Jaaropgaven. Elk jaar moet een jaaropgave aan elke werknemer worden verstrekt waarop het totale loon van het jaar en de ingehouden belastingen en premies staan. Deze wordt in het eerste kwartaal van het nieuwe jaar verstrekt;
• Pensioenafdrachten. Indien van toepassing, moeten ook de bijdragen aan het pensioenfonds of de pensioenverzekeraar correct worden berekend en afgedragen.

Deze elementen moeten nauwkeurig bijgehouden worden, zodat de salarisadministratie zo accuraat mogelijk is. Het is essentieel om elke maand alle mutaties op een correcte manier te verwerken in de administratie, zodat het juiste salaris overgemaakt kan worden. Tevens voorkom je hiermee boetes bij bijvoorbeeld de Belastingdienst. Ook geldt een bewaarplicht voor deze onderdelen. Benieuwd naar de bewaartermijn hiervan? Lees het in onze blog!

Regelgeving rondom de salarisadministratie

Bij salarisadministratie komt ook een hoop wet- en regelgeving om de hoek kijken. De basis van deze regels staan in de Wet op loonbelasting van 1964. In de loop der jaren zijn er nog veel meer regels bijgekomen, die op verschillende plaatsen in de wet terug te vinden zijn. Er zijn verschillende wetten waar je rekening mee moet houden:

• Ten eerste de arbeidswetgeving. Deze wetgeving, zoals vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek en de Wet arbeid en zorg, bevat voorschriften over arbeidsvoorwaarden waaronder loon, arbeidstijden, vakantiedagen en verlofregelingen. Deze moeten nauwkeurig worden geadministreerd om aan de wettelijke eisen te voldoen;
• Wetten zoals de Werkloosheidswet (WW), Ziektewet (ZW) en de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA) stellen eisen aan de registratie en afdracht van premies;
• De Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag bepaalt het wettelijk minimumloon en de vakantiebijslag die werkgevers verplicht zijn te betalen;
• Ook is er de pensioenwet. Deze wet regelt de pensioenafdrachten die voor veel werknemers verplicht zijn. De administratie moet de afdrachten correct verwerken en rapporteren aan de relevante pensioenfondsen of -verzekeraars;
• Tot slot is er de privacywetgeving, ook wel AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Deze wet is bedoeld om de persoonsgegevens van medewerkers te beschermen. Als werkgever is het belangrijk dat je deze persoonsgegevens goed beveiligt en dat ze alleen gebruikt worden voor legitieme doeleinden.

Heb jij advies nodig over jouw salarisadministratie?

Wij helpen je graag! Met al jouw vragen rondom de salarisadministratie kan je bij ons terecht.